פאזל - בחירת ערוצי התקשורת

ערוצי תקשורת

ברמת המקרו- תקשורת מהווה את הדרך באמצעותו האורגניזם, האדם, קבוצה או ארגון מעבירים מסר אל אדם, קבוצה או ארגון אחר.

לעניינו, ברמת המיקרו, תקשורת ארגונית: תהליך בו המנהלים מעבירים לעובדיהם ידיעות, רעיונות, מידע, עמדות, רגשות, מחשבות, מצב הארגון, שינויים במידה ומתרחשים, כוונות, מטרות, יעדים, ערכים, נורמות, כללי התנהגות, דיווח, הנחיות וכו'.

תפקדי התקשורת הארגונית -> מאפשרת דיאלוג דו כווני של הזרמת מידע בין ההנהלה והעובדים, בין היחידות השונות הקיימות בארגון ומהיחידות בארגון לסביבה החיצונית.

תקשורת ארגונית אפקטיבית -> עובדי הארגון פועלים יחדיו מתוך תחושת מחויבות והזדהות  המדברים בשפה ארגונית משותפת בהתאם לתרבות הארגונית הקיימת ולמען אותן מטרות וערכים. 

תקשורת אפקטיבית מאפשרת:

  • תגובה מהירה לנושאים מטרידים או בעייתיים
  • התמקדות בפעילות יצרנית, יעילה ואפקטיבית
  • יישום שינויים באמצעות הקטנת התנגדויות, הקטנת עמימות ומניעת רכילויות ושמועות
  • העברת מסרים באמצעות ערוצי תקשורת שונים
  • תקשורת על בסיס קבוע עם העובדים
  • תורמת למוניטין של הארגון
  • תקשורת עם העובד, הארגון ( מצבו, ניוד העובד מניעת התפטרות / פיטורים – מאפשר חסכון בעלויות)

שיתוף העובדים במידע הארגוני הרלוונטי:

  • מעצים את מעורבות העובדים בכל פעילויות הארגון.
  • יוצר תחושת קירבה, הזדהות ושייכות.
  • העובדים נכונים לקבל את הנעשה ונכונים ללמידה.
  • מאפשר לארגון להגיע להישגים ולהעלות את רמת הביצועים של העובדים.
  • מאפשר העברת מסרים מדויקים וברורים.
  • יוצר בסיס לתקשורת שיתופית, שיתוף בידע ולמידה מטעויות.
  • נותן מקום לדיאלוג ויוצר יחסים אישיים.
  • האצלת סמכויות ונתינת אחריות לעובדים.

ערוצי התקשורת הקיימים בארגון:

תקשורת ישירה מילולית: מתנהלת באמצעות שיחות בעל פה פנים אל פנים בין המוען לנמען למשל: ראיון, דיון , דלת פתוחה וישיבות צוות/ מחלקה.

יתרונותיה: מאפשרת משוב מידי בזמן אמת, מהירה וזמינה, מספקת מבחינה רגשית.

חסרונותיה: עלולה לגזול זמן, לעיתים התעסקות בתפל, לא ניתן לתעד אותה לכן מועדת לשכחה.

 

תקשורת ישירה בלתי מילולית: מסרים המועברים לא באמצעות מילים. למשל שפת גוף, לבוש, הבעות פנים, תנוחה.

יתרונותיה: מעשירה את המסר, מעורבות רגשית, תומכת בתקשורת המילולית.

חסרונותיה: סותרת את המסר המילולי, לעיתים ניתן לפרשה לא נכונה.

תקשורת חוצצת: שיחה בע"פ באמצעות טלפון, שיחות ווידאו, סקייפ וכו'

יתרונותיה: מהירה, זמינה, מאפשרת תגובה מיידית של כל משתתפי השיחה, מאפשרת ביצוע שיחות למקומות שונים בזמנים שונים.

חסרונותיה: אינה מתועדת לכן ניתן לשכוח את הנאמר בה, ייתכנו שיבושים טכניים במכשיר.

 

תקשורת עקיפה: מתנהלת בכתב באמצעות מכתב, אימייל, מזכר, מודעה, הודעה בפורטל הארגוני, לוח מודעות, עיתון חברה, בלוג, מדיה חברתית (סטטוסים בפייסבוק), צ'אט ארגוני

יתרונותיה: מתועדת ולכן ניתן להשתמש במידע בעתיד, ניתן להפיצה בתפוצה רחבה, מקבל המסר בוחר מתי להיחשף למידע.

חסרונותיה: קיימת איטיות בהעברת המסר וקבלת משוב (אם בכלל), לא ניתן לראות שפת גוף, סינון- ניתן להתעלם ממנה, השמטת מסרים חשובים.

 

למרות קיומה של התקשורת בארגון קיימים רעשים והפרעות בתקשורת הנובעים:

  • הפרעות שמקורן באמצעי התקשורת השונים: רעשים בקו הטלפון, טלפון הבנוי ממרכזיה או מרשת ומתרחשת תקלה ,הארגון משותק מתקשורת טלפונית, תקלות בהעברת דואר, עומס בערוצי התקשורת (עומס על השרתים הקיימים בארגון ולכן מידע ארגוני לא מועבר).
  • הפרעות במעבירי ומקבלי המסר: קונפליקטים או ניגודי אינטרסים בין המוען לנמען, סטריאוטיפים, הבדלי תרבות, הבדלי סטטוס, הבדלי תפיסה, הבדלי זמנים, מחלקות שמדברות בשפה מקצועית שונה, תחרות.
  • הפרעות במבנה הארגוני-  הבדלי מעמדות (עובדים ומנהלים), נורמות ארגוניות שאינן מעודדות או מאפשרות החזרת משוב מצד העובדים, אין שיתוף במידע.

בכל ארגון מלבד, התקשורת הפורמלית, מתקיימת גם תקשורת בלתי פורמלית, לא רשמית, שמטרתה להשלים את המידע ע"י העובדים. מידע זה מועבר בהפסקות, ארוחות, מעליות, מסדרונות וכו ומכיל בתוכו שמועות, רכילויות ועוד.

זרימת המידע בארגון:

מלמעלה למטה: הוראות והנחיות המתקבלות מהדרג הבכיר וככל שיורדות מטה, לעובדים, הופכות לתוכניות עבודה עם משימות ויעדים שעל פיהן יחידות הארגון השונות פועלות

מלמטה למעלה: מידע הזורם מהדרגים הנמוכים אל הדרגים הגבוהים. בדר"כ דיווח של הכפופים למנהלים על אופן ביצוע והתקדמות המשימה.

תקשורת אופקית: מידע המועבר בין דרגים שווים בארגון. למשל מנהלים מיחידות שונות בארגון. מטרתה לבצע תיאום בין הדרגים הנמצאים בדרגה דומה בסולם ההיררכי כדי לפתור בעיות משותפות. אין מטרתה חלוקת הוראות.

תקשורת אלכסונית: תקשורת המתקיימת בין אנשי המטה ואנשי הקו, ותפקידה העיקרי- ייעוץ. אנשי המטה מספקים ייעוץ והנחיות לביצוע פעולה לאנשי יחידות הקו עליהם הם מופקדים. למשל: מחלקת משאבי אנוש -> מנהל מחלקה או לחילופין דיווחים הניתנים על ידי אנשי הקו אל אנשי יחידות המטה (משמש היזון חוזר)

 

כללי אצבע:

- קיומה של התקשורת בארגון אינו דבר של מה בכך ואינו חד פעמי או אקראי. מדובר בתהליך המתנהל ומתרחש על בסיס קבוע ומסודר שמטרתו העיקרית- העברת מידע. ארגון ללא תקשורת לא יכול להמשיך להתקיים גם אם מדובר בתקופה קצרה

- האחריות לקיום התקשורת בכל ארגון רובצת על כתפיה של ההנהלה הבכירה, דרג הביניים והעובדים.  שמירה על תקשורת פתוחה וברורה הינה נכס ארגוני ומשותפת לכלל העובדים בכל הדרגים.

- תקשורת ארגונית חיצונית, משמע שירות טוב ללקוח, ספק או גורם חיצוני אחר, נבנית על בסיס שרשרת שיתופי פעולה פנימיים המתקיימים בתוך הארגון. תקשורת טובה בין הדרגים השונים בארגון תהווה דוגמה לכלל העובדים שאותה יאמצו ויעתיקו כלפי חוץ.

שירות ותמיכה בפלאפון 24/7
*יש להזין שם
*יש להזין מספר טלפון נייד תקין
פרטיך נשלחו בהצלחה! ניצור עמך קשר בהקדם