פאזל - בנית תוכנית עבודה

בנית תכנית עבודה

עומס המשימות הבלתי נגמר המונח על כתפיו של כל מנהל ארגון או מנהל בארגון, דורש ממנו בכל שנה בין החודשים ספטמבר – דצמבר להכין את "רכבו מראש" ולתכנן את צעדיו בקפידה על מנת להבטיח שהמשימות שהציב יאפשרו את השגת יעדי הארגון.  מתוך כך נולד המושג "תכנית עבודה".

מטרת תכנית העבודה, לשמש את הארגון כאבן דרך המוביל, מניע, מכוון ומאפשר לצורך השגת מטרות ויעדים בפרקי הזמן שנקבעו מראש תוך פיתוח תהליכי בקרה על ביצועי הארגון.

תכנית העבודה נכתבת בהתבסס על הנתונים מהשנה החולפת  תוך התמקדות ביתרונות ובחסרונות הקיימים בארגון.

נחלק את תהליך כתיבת תכנית העבודה למס' שלבים שיסייעו  לכל ארגון לעקוב עקב בצד אגודל.

שלב ראשון נתמקד ביתרונות ובחסרונות הקיימים בארגון בהתבסס על הסביבה החיצונית והפנימית והמשפיעים על הפעילות השוטפת שלו. אף ארגון אינו פועל לבדו, אלא פועל בסביבה דינמית ותחרותית המשתנה ללא הרף. לכן, על כל ארגון בשלב הראשון, בבואו לבנות תכנית העבודה, לנתח את סביבתו והמגמות הקיימות בו. לשם כך ניתן להיעזר במודל S.W.O.T.

קצת על המודל- המודל פותח לראשונה כבר בשנות ה- 60 ע"י Harvad business school . מטרת המודל, להעניק הערכה כוללת של השפעת הסביבה החיצונית והפנימית על הארגון מתוך מטרה להתאים את המשאבים והיכולות של הארגון לסביבה החיצונית והתחרותית בה הוא פועל ואף לבחון את היכולת לייצר יתרון תחרותי לארגון על פני מתחריו.

על מנת להפוך את השימוש במודל זה לאפקטיבי יש: למקד ולצמצם את הרשימה, לבחור אך ורק את הנקודות המשמעותיות ביותר לארגון ולהגדיר מהי המשמעות האופרטיבית של כל נקודה שהוצגה ברשימה המצומצמת.

 

 
 

 

חולשות (Weaknesses )

חסרונות, מגרעות, מה חסר לארגון ביחס למתחריו שעליו לשפר.

למשל: מומחה בתחום גיוס עובדים, בעיית תדמית, חוסר בידול

חוזקות (Strength)

ניסיון רב בתחומם, צוות בארגון, מטרת ומהות הארגון (מיהו הארגון)

למשל: ניסיון שיש לארגון במוצר/ שרות מסוים על פני מתחריו

הזדמנויות (Opportuinities)

מוצר חדש, מול איזו הזדמנות חדשה הארגון ניצב, אילו שינויים או מגמות נוצרו בסביבה החיצונית או הפנימית

למשל: שיתופי פעולה עם מתחרים, טרנדים (אופנה), פיתוחים טכנולוגים חדשים

 איומים (Threats ) 

מה מעכב, מפריע, מגביל, מונע.

אילו סיכונים קיימים כתוצאה משינויים בסביבה החיצונית

למשל: כניסת מתחרה חדש, מלחמת מחירים, שינוי בטעמי הצרכנים

 


שלב שני-  נקבע את החזון, המטרות  ויעדי הארגון.

חזון , מטרתו לשקף את הארגון במיטבו ולאן הוא שואף להגיע. ניתן לכתוב חזון חדש או לשפר את הקיים. את החזון ננסח באופן ברור ומאתגר.

תפקיד החזון: לעורר השפעה, להשפיע, לעורר הזדהות, מכוון לעתיד, מבדל וייחודי.

לאחר שקבענו את החזון נמשיך בדרכנו ונקבע את מטרות הארגון. מטרות הארגון צריכות לאפשר לנו להגיע למצב האופטימלי והרצוי בטווח הנראה לעין. בכתיבת המטרות נוודא כי הן  בהירות, ברורות וריאליות ואנו מאמינים שיש בידנו היכולת להשיגן. נתייחס לפרמטר של מי הוא קהל היעד, מיהו ומהו הארגון ומי הם בעלי העניין.

כשבידנו המטרות לשנה החדשה, נוכל לגזור מתוכן את יעדי הארגון. היעדים הינם ה- GPS המספרים את מפת הדרכים לצורך השגת המטרות.

היעדים מהווים "אבני דרך" המובילים את הארגון להשגת מטרותיו בעוד המטרה, עיקרה לקדם את החזון.

כדי להקל על הארגון להחליט ולקבוע מהם יעדיו נוכל להשתמש ב- SMART

S- להיות מדויק, ענייני וספציפי

M– בעלי יכולת מדידה (כמה לקוחות רכשו את המוצר שלנו)

A-  ניתנים להשיגם

R – מהם היעדים הרלוונים הנגזרים מתוך המטרות שקבע הארגון

T – הארגון מקצה זמן לצורך השגתם.

עבור כל יעד ניתן לקבוע מספר משימות שיאפשרו את השגתם וביצועם.

 

שלב שלישי- בנית תרשים גאנט.                                                                                    

תרשים גאנט, הינו פירוט ספציפי של המטלות הנדרשות על מנת לסייע לארגון לעמוד בלוח הזמנים לצורך השגת יעדיו. התרשים יכול להיות שבועי, חודשי או שנתי.

דוגמה לתרשים:

היעד

המשימה

נתונים

האחראי לביצוע

תאריך התחלה

תאריך סיום

סטטוס

הערות

 

 

 

 

 

 

 

 

 

שלב רביעי- קביעת מנגנוני בקרה שיאפשרו לארגון מעקב אחר השגת היעדים והיכן הם עומדים בכל שלב מבחינת מימוש המטרות שנקבעו בתכנית העבודה הן ברמת הארגון והן ברמת הפרט. הרעיון המרכזי העומד מאחורי פיתוח של מנגנוני בקרה ופיקוח , שהכנת תכנית העבודה השנתית לא תישאר בבחינת "שגר ושכח".

 

שירות ותמיכה בפלאפון 24/7
*יש להזין שם
*יש להזין מספר טלפון נייד תקין
פרטיך נשלחו בהצלחה! ניצור עמך קשר בהקדם